Persondata

Retningslinjer for behandling af personoplysninger for medlemmer i forbindelse med opfyldelse af aftale hos HF Sorø.

Som følge af din aftale med HF Sorø accepterer du denne privatlivspolitik.

Oversigt:
1. Generelt
2. Personoplysninger
2.1 Hvad er personoplysninger?
2.2 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
2.3 Hvad bruger vi personoplysninger til?
2.4 Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
2.5 Retten til adgang til dine personoplysninger
2.6 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
2.7 Retten til sletning af dine personoplysninger
2.8 Kan vi ændre behandlingen af personoplysninger?
3. Kontakt

1. Generelt
Gennem din aftale med klubben indsamles der personoplysninger om dig.
Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EUs Databeskyttelsesforordning, som får virkning i Danmark
fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordningen og den nuværende persondatalov (samlet gældende lovgivning).
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.

2. Personoplysninger
2.1 Hvad er personoplysninger?
Klubben beder om dine almindelige kontaktoplysninger, når du bliver medlem.
Det er primært oplysninger som navn, adresse, postnummer, telefon- og mobiltelefonnummer, e-mail mv.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som medlem samt levere vores ydelser.
De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT-system.

2.2 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe din aftale med klubben består.
Når du bliver medlem, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation på dine aftaler.
Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, vi har indsamlet på dig i vores IT-system, hvorefter personoplysningerne arkiveres.
Dine personoplysninger vil som udgangspunkt efter gældende regler blive opbevaret i klubben.
Ved ophør som medlem vil dine personoplysninger blive opbevaret i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Hvis aftalen med dig f.eks. er ophørt november 2017 og da regnskabsåret følger kalenderåret, er vi efter gældende regler forpligtet til at opbevare oplysningerne indtil tidligst udgangen af 2022.
Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende dig blive slettet.

2.3 Hvad bruger vi personoplysninger til? De personoplysninger, vi indsamler om dig i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig medlemsadministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den aftale, du har indgået med klubben.
Oplysningerne bliver ikke og er aldrig blevet videregivet til tredjepart.
Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at klubben kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor. Anden videregivelse tillades kun, såfremt gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger.

2.4 Retten til indsigt i dine personoplysninger
Du har som medlem ret til at få klubbens bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald adgang til personoplysningerne.
Du er tillige berettiget til at anmode om og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til
klubben. Du er desuden berettiget til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger.

2.5 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af klubben uden unødig forsinkelse.

2.6 Retten til sletning af dine personoplysninger
Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af klubben uden unødig forsinkelse, hvis klubben ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare dine personoplysninger.
Bemærk venligst, at såfremt klubben i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare
oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.

2.7 Beskyttelse af personoplysninger
Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer de personlige oplysninger, du afgiver, i salonen IT-system.
Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores behandling af personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som kunde.

2.8 Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger.
Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt revideret en gang årlig.

3. Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos klubben, skal du rette henvendelse til bestyrelsen.

Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om dig.

Hvis du ønsker at klage over klubbens behandling af dine personoplysninger kan dette ske til Datatilsynet:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk